يواجه المرء في حياته طلبات معينة يصعب عليه رفضها. ومثال ذلك، حين يزورك صديق قديم فجأة، وينوي المكوث عندك فترة من الزمن، فإنك مضطر للموافقة بصرف النظر عن مدى انشغالك، لأنك بكل بساطة لن تجد أي فرصة للرفض. وبصورة مماثلة، يشعر الكثيرون أنهم ملزمون بالموافقة حين يطلب منهم زملاؤهم كتابة خطاب تزكية لهم. لكن ماذا لو لم تكن تعرف الشخص الذي يطلب تزكيتك معرفة جيدة؟ أو ماذا لو كان أداؤه ضعيفاً، لدرجة يصعب معها أن تذكر له ميزة إيجابية واحدة؟ هناك 3 أساليب تتيح لك رفض مثل هذه الطلبات بلطف، وعلى نحو مناسب:

1.الرجوع إلى كتيب الموظفين: العديد من الشركات تمنع موظفيها من كتابة خطابات توصية. وهذا يعني أن الوقت حان كي تعود إلى كتيب الموظفين وتلقي عليه نظرة فاحصة. عندئذ، ليس عليك سوى أن تجيب على سائلك بالقول: “لسوء الحظ، سياسة شركتنا تحظر على الموظفين كتابة خطابات توصية، لكنها تسمح لي بتأكيد صحة منصبك الوظيفي وفترات التعيين لصاحب العمل المرتقب”.

2. اتباع سياسة شخصية: حتى لو لم تصدر شركتك توجيهات واضحاً بخصوص خطابات التزكية، فإن لك كل الحق في تكوين سياسة خاصة بك. والمهم هنا أن تراعي البساطة والدقة، وألا تفتح مجالاً للجدال مطلقاً. فإذا طلب منك زميلك ذو الأداء الضعيف تزكية ما، يستحسن أن تقول له: “اعتذر منك، لا أكتب توصيات لأي أحد، لما يترتب عليها من مسؤوليات. أرجو أن تتفهم موقفي”.

3. الاعتذار لعدم الاطلاع: إذا فاتحك أحد الزملاء بهذا الموضوع، ولم تشعر بأنك تعرفه معرفة جيدة، فمن الأفضل إخباره أنك لست على اطلاع كافٍ بمنجزاته، كأن تقول: “أتمنى لو أمكنني مساعدتك، لكني لا أعتقد أننا عملنا سوياً بما يؤهلني لكتابة رسالة التوصية التي تستحقها”. وفي حين يكون مثل هذا الحوار صعباً عليك، إلا أنه يثبت أيضاً أنك تهتم لأمر هذا الشخص.

ويمكنك أن تقول أيضاً: “أتمنى لو أستطيع مساعدتك، لكن لا أظن أنني أهل للحديث عن قدراتك ومؤهلاتك. حظاً سعيداً”.  ومن الجدير بالذكر، أن كتابة رسالة توصية غير مستحقة، لا تخلو من عواقب وخيمة؛ إذ عندما يتخبط هذا الشخص ضعيف الأداء في وظيفته التالية، تكون قد ضحيت بسمعتك في عملك. وهكذا، ينبغي لك أن تفكر جيداً قبل كتابة التوصية لشخص ما. لكن في الأحوال جميعها، من الواجب رفض هذا الطلب بصورة لبقة.

فوربس